Apunta tu empresa al gimnasio: la metodología LEAN

Posted by : Alberto Fernández octubre 25, 2012

¿Está tu empresa en forma?, ¿es capaz de enfrentarse en la carrera diaria con la competencia? o por el contrario, los michelines la adornan por doquier y cualquier simple movimiento la fatiga. Tranquilo, si cada vez que tienes que vestirla con los resultados anuales, te ves obligado a meter tripa para poder entrar, haz con ella como cualquier hijo de vecino, apúntala al gimnasio.

Ahora que estás inscrito toca decidirse, ¿pilates?, ¿GAP?, ¿spinning?, ¿fitness?... nada de eso, lo que tu rechoncha empresa necesita es la metodología LEAN, que aunque tenga el nombre de dieta milagro o fabuloso producto de teletienda del tipo adelgaza sin sufrir, se trata de toda una filosofía de management capaz transformar tu negocio en una compañía esbelta y ágil.

Comenzemos por el principio, ¿qué diablos es eso de LEAN?. Bueno, hagamos un poco de historia. Acabada la IIª Guerra Mundial, dos japones coinciden en Toyota, son Tiaiichi Ohno y Shigeo Shingo. El primero sobre todo, se dio cuenta que la compañía japonesa no era suficientemente ágil para responder a la situación que el mercado sufría en aquel momento, sobre todo caracterizado por una baja demanda. Ohno se percató que la metodología de moda en aquel entonces, la cadena de montaje de Ford, no se adaptaba a las necesidades que Toyota requería.

Pensando y buscando, Ohno junto con Shingo desarrollaron lo hoy en día se conoce como "Sistema de Producción Toyota", que explicado de forma resumida busca reducir al mínimo lo que sus creadores llamaron MUDA o despilfarros en castellano, lo cual necesita como pilar fundamental la implantación de un modelo JIT o "Just In Time". Llegada la crisis de los 70, Toyota muestra una resistencia a la misma increíble, manteniendo unos beneficios que eran la invidia de empresas e incluso gobiernos.

En los 80, los norteamericanos comienzan a darse cuenta de que los japoneses les están borrando del mapa automovilístico e industrial. Dos estudiantes, James Womack y Daniel T. Jones, tras una temporada en el Japón, publican Lean Thinking, una recopilación de las metodologías japonesas que estaban suponiendo una auténtica estrategia ganadora para los nipones. Por primera vez, los occidentales comienzan a descubrir las maravillas del Sistema de Producción de Toyota, el Just in Time, el Poka-Yoke y la visión Kaizen o mejora continua.

Después de esta bonita historia, ¿estás preparado para conocer tu plan de entrenamiento? Pues vamos allá. Todo lo que supone implantar una metodología LEAN, podría resumirse en la frase de Henry Royce: “Todo el tiempo que se está trabajando con el producto se añade a su COSTE, pero no necesariamente a su VALOR”.

Bajo la filosofía LEAN, podemos formular la ecuación del trabajo bajo la expresión:

TRABAJO = VALOR AÑADIDO + PÉRDIDAS

donde el valor añadido es la parte de la ecuación por la cual es cliente está dispuesto a pagar, mientras que las pérdidas son lo que incrementa los plazos, los costes y reduce la calidad. ¿Cuántas veces has tenido la sensación de estar trabajando más en el lado de las pérdidas, que en la del valor añadido? Pues esa parte de tu fórmula es lo que la metodología LEAN intenta eliminar.

A esas pérdidas los japoneses le llaman MUDA o DESPERDICIO, que se puede definir como toda actividad o consumo de recursos que no aporta valor al producto. Identifican siete mudas:

Defectos: Aquellas taras de calidad que se producen en los productos que escapan al lugar donde se ha realizado.
Sobreproducción: Producir sin tener en cuenta la demanda. Por ejemplo, hacer más barras de pan de las que sabemos que podemos vender.
Existencias. La acumulación de material innecesario en stock que no está siendo usado ni será usado a corto plazo.
Sobreprocesamiento o procesamiento innecesario. Procesos inadecuados que no aportan nada a la elaboración del producto o servicio.
Movimientos de personal no necesarios. Mala asignación de tareas, mala ubicación del emplado en el proceso productivo.
Transporte de producto innecesario. Distribución inadecuada de la planta.
Esperas de materiales o puestos de trabajo por cualquier motivo.

La eliminación de estas mudas pretende dar respuesta a una de las exigencias centarles del método LEAN, es el mercado el que tira de la producción (pull) y no la producción la que empuja al mercado (push). Para ello es necesario que toda la organización sea tremendamente flexible, capaz de adaptarse a las exigencias que los consumidores demandan. La empresa al completo debe asimilar la importancia del cambio constante en función de las condiciones del mercado.

¿Dónde localizar estas mudas? En el Gemba, que es el sitio de trabajo. Se debe estudiar con detalle y conocer perfectamente el cómo y el dónde se realiza la creación de valor para eliminar los desperdicios. Por tanto, se trata de un compromiso global que afecta a toda la empresa, desde la más alta dirección a los empleados, sobre todo a estos últimos, pues son los conocedores de primera mano del proceso de creación del valor. Escucha a tu gente, es el recurso más valioso que tienes. Cree en ellos y delega, otórgales cierto nivel de autocontrol (jidōka) y confía en que si detectan un defecto o problema, sabrán actuar de manera correcta.

Según Womack hay 5 claves en la metodología Lean ha tener en cuenta:

Especificar con precisión el concepto de valor: Aquello por lo que el cliente está dispuesto a pagar, desde un producto a un servicio.

Identificar el flujo de valor para cada producto/servicio: el proceso necesario para que el valor sea una realidad. Habrá procesos que no aporten al valor pero sin los cuales no puede realizarse, son los muda o desperdicios tipo 1 y no pueden eliminare. Habrá otros que no sean indispensables y no generen nada al valor, son los muda o desperdicios tipo 2 y deben ser eliminados del flujo del valor.

Hacer que el valor fluya sin interrupciones, siempre que alguien lo solicite: Todas las actividades de la empresa deben estar en función del valor, no en función de cada departamento.

Dejar que el consumidor atraiga hacia sí (pull) el valor precedente de nosotros: Conocer al cliente y sus demandas, hacerle partícipe del proceso para venderle el valor que quiere, en el momento que lo desea, dónde lo necesite y a un coste determinado. No hacemos para dar, sino que respondemos a una petición de valor.

Perseguir la perfección: La organización al completo debe ser regida bajo una clara mentalidad de mejora continua o kaizen. Tu valor debe cumplir unas exigencias de calidad y cualquier valor por debajo de ese nivel, es un veneno para la empresa. Considera la gestión de la calidad como una parte más de toda la compañía, como el agua que se va filtrando y mojando poco a poco toda tu empresa.

Y al igual que en el gimnasio: